In Artykuły

Organizowanie loterii i konkursów a prawo – co musisz wiedzieć?

Myślisz – O! Konkurencja organizuje loterię, to może i my to zróbmy!
Brzmi prosto, ale organizacja loterii promocyjnej wymaga dość długiego przygotowania i nadzoru licznych formalności. I pierwsza podpowiedź jest taka – wybierz do współpracy sprawdzonego partnera biznesowego, a unikniesz niepotrzebnych nerwów i stresu.

Warunki organizowania loterii określa ustawa o grach hazardowych. Loteria to gra losowa o wygranie nagrody pieniężnej lub rzeczowej. Jej wynik zależy od losu czyli przypadku, a warunki gry określa regulamin. Najbardziej popularne w branży marketingowej jest organizowanie loterii promocyjnych.

ORGANIZACJA LOTERII CZY ORGANIZACJA KONKURSU?

Organizacja loterii to nie to samo co organizacja konkursów. Czasami dział finansowy lub prawny po otrzymaniu wykazu niezbędnych do organizacji loterii dokumentów rozkłada bezradnie ręce – bo na pierwszy rzut oka widać, że jest sporo papierkowej roboty. I może stąd też częsta praktyka, że firmy rezygnują z organizowania loterii i wybierają organizowanie konkursów w social mediach, głównie na Facebooku. W takiej sytuacji trzeba uważać, by nie łamać zasad regulaminu samego FB np. nie wymuszać polubienia strony, udostępniania czy oznaczania znajomych. Trzeba też opublikować na stronie swój regulamin konkursu, który precyzuje kto jest odpowiedzialny za organizację konkursu (nie FB), jak zostaną wybrani zwycięzcy, jakie są nagrody do wygrania, ile czasu trwa konkurs, co uczestnik musi zrobić (raczej łatwe zadania). I przede wszystkim w konkursie nie wolno losować zwycięzców, bo to nie loteria promocyjna.  

Jednak mając duży budżet, wartościowe nagrody i kampanię nagłaśniającą akcję, warto „pomęczyć się”, zgromadzić rutynowe „papierki” i zorganizować loterię.

MUSI BYĆ ZGODA NA ORGANIZACJĘ LOTERII

Przed organizacją loterii promocyjnej należy złożyć w Izbie Administracji Skarbowej (IAS)  wymagane ustawą dokumenty. Do tego dochodzi rzecz najważniejsza, czyli regulamin opisujący zasady, a także prawa i obowiązki organizatora oraz uczestnika loterii. Akcja może się rozpocząć dopiero po uzyskaniu zgody z IAS. Należy też zwrócić uwagę, iż w loterii mogą brać udział pełnoletnie osoby fizyczne zamieszkałe na terenie RP i spełniające warunki regulaminu.

Warto więc na etapie planowania organizacji loterii przeanalizować zasoby i możliwości techniczne, aby odpowiedzieć sobie na pytania, kiedy i na jakich zasadach i z jaka agencją  jesteśmy w stanie zorganizować i obsłużyć loterię promocyjną? 

CZAS AKCJI

Organizacja loterii wymaga dobrego zaplanowania wszystkich działań w tym dystrybucji produktów promocyjnych. IAS ma 60 dni na wydanie zezwolenia na organizację loterii od momentu złożenia dokumentów. Jeśli planujemy skorzystać z urządzenia losującego (np. mamy dużą liczbę nagród do wylosowania), to dodatkowo powinniśmy zarejestrować to urządzenie w Urzędzie Celno-Skarbowym (UCS). To dodatkowe 30 dni oczekiwania na uzyskanie z UCS zaświadczenia.

 DOKUMENTY

Organizacja loterii promocyjnych wymaga od organizatora dostarczenia następujących dokumentów:

  • pełnomocnictwo dla osoby reprezentującej organizatora loterii w IAS,
  • zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa,
  • zaświadczenie o niezaleganiu z zapłatą składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
  • zaświadczenie o niezaleganiu z zapłatą należności celnych,
  • dokumenty potwierdzające legalność pochodzenia źródeł finansowania loterii,
  • dane członków zarządu i prokurentów,
  • gwarancja bankowa wypłaty nagród,
  • szacunkowy kosztorys loterii,
  • regulamin loterii.

Są jeszcze inne dokumenty wymagane w czasie trwania i po zakończeniu loterii np. protokoły z powołania komisji loteryjnej, protokół z przebiegu losowań itp. Ale jeśli jesteśmy już na tym etapie organizowania loterii, to zadba o to wyspecjalizowana agencja obsługująca projekt.

KOSZTY LOTERII

Bezpośredni wpływ na koszty organizacji loterii promocyjnej mają jej czas trwania, liczba i wartość nagród, liczba i sposób losowań oraz zasięg działań marketingowo-promocyjnych. Planując budżet organizacji loterii, w tym ten przeznaczony na zakup nagród, często zapominamy o kosztach niewynikających bezpośrednio z regulaminu. A są to: 

  1. opłata na rzecz IAS za uzyskanie zezwolenia na organizację loterii. Stanowi ona 10% wartości nagród i dopiero po jej uiszczeniu można odebrać zezwolenie 
  2. wartość podatku dochodowego od osób fizycznych opłacana w imieniu zwycięzcy przy nagrodach o wartości powyżej 2887 zł (w roku 2022, ale kwota ta zmienia się co rok) 
  3. koszt gwarancji bankowej w kwocie puli nagród przez okres trwania loterii plus 6 miesięcy po jej zakończeniu 
  4. opłata za rejestrację urządzenia losującego w UCS, lub inne opłaty skarbowe

 NADZÓR

Nad przebiegiem i organizowaniem loterii promocyjnej powinna czuwać osoba posiadająca zaświadczenie o odbyciu szkolenia z przepisów o grach hazardowych i regulaminów urządzanych gier. To ważne, aby współpracować z taką firmą, która dysponuje wykwalifikowanymi pracownikami oraz ma doświadczenie w organizacji loterii promocyjnych.

WIĘCEJ PRAWA

Oprócz znajomości ustawy o grach hazardowych, powinniśmy być zaznajomieni także z innymi przepisami prawa, mianowicie:

  • rozliczenia podatku dochodowego od nagród (ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych),
  • ochrony danych osobowych (RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE)
  • wykorzystania zebranych danych do celów marketingowych (ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną i prawo telekomunikacyjne).

INFORMACJA O ORGANIZACJI LOTERII

Bardzo ważną kwestią jest oznaczenie w odpowiedni sposób produktów biorących udział w loterii oraz przejrzyste opisanie zasad uczestnictwa w organizowanej loterii na stronie www, a także w innych materiałach promocyjnych. Dla zachęty konsumenta, czyli potencjalnego uczestnika loterii, warto w komunikacji poinformować o:

  • nazwie organizowanej loterii promocyjnej
  • miejscu, w którym można kupić produkt/usługę
  • rodzaju i liczbie produktu/usługi, który należy kupić aby wziąć udział w promocji
  • czasie trwania sprzedaży promocyjnej
  • sposobie zgłoszenia udziału w loterii
  • konieczności zachowania dowodu zakupu/elementu produktu
  • gdzie można znaleźć regulamin organizacji loterii
  • nagrodach do wygrania.

Na koniec – nasza agencja DCN Direct pomaga firmom przy obsłudze formalności oraz organizacji loterii promocyjnych. Szczególnie mamy doświadczenie we wsparciu takich akcji, które wymagają intensywnej obsługi konsumentów i kontaktu z nimi na „żywo”. Po ponad 20 latach w branży mamy za sobą setki różnych projektów, więc polecamy się jako wsparcie logistyczne przy organizowaniu loterii promocyjnych.

Kostki do gry