Nic dziwnego, że firmy prześcigają się w gromadzeniu informacji o swoich klientach, chcąc lepiej dopasować ofertę i zwiększyć skuteczność działań marketingowych. Ale zanim otworzysz kolejną tabelkę Excela z danymi kontaktowymi, zatrzymaj się na chwilę. Bo oto pojawia się on – RODO, europejski strażnik prywatności, który nie śpi i nie zapomina. Jak więc legalnie i bezpiecznie zarządzać bazą danych klientów, by nie mieć później koszmarów z Prezesem UODO w roli głównej? Oto pięć rzeczy, które naprawdę warto robić, żeby spać spokojnie.
Zbieraj dane z głową – czyli legalność przede wszystkim
Każda baza danych klientów zaczyna się od pozyskania informacji. I tutaj pojawia się pierwsza zasada: nie wszystko, co możesz zdobyć, możesz legalnie wykorzystać. Jeśli dane zbierasz samodzielnie, pamiętaj, że musisz poinformować osobę o celu przetwarzania, podstawie prawnej oraz o jej prawach. Jeśli natomiast kupujesz bazę danych – stajesz się administratorem tych danych i bierzesz na siebie pełną odpowiedzialność wynikającą z przepisów RODO.
To oznacza, że zanim wydasz budżet na pozornie złotą listę leadów, musisz upewnić się, że dane zostały zebrane legalnie, a zgody na ich przetwarzanie są konkretne, dobrowolne i udokumentowane. Nie wystarczy ogólnikowe „wyrażam zgodę na kontakt” – musisz wiedzieć, na co dokładnie wyrażono zgodę i w jakim celu.
Jasny cel przetwarzania – koniec z danymi „na zapas”
Zbieranie danych „bo może się przydadzą” to prosta droga do złamania jednej z podstawowych zasad RODO, czyli zasady minimalizacji. Każda informacja, którą gromadzisz, musi mieć swój jasno określony cel. Jeżeli wykorzystujesz dane w różnych celach – na przykład jednocześnie do marketingu i obsługi klienta – upewnij się, że robisz to na odpowiednich podstawach prawnych.
Mieszanie danych z różnych źródeł w jednej bazie może sprawić, że utracisz kontrolę nad tym, które informacje możesz legalnie wykorzystać i jak długo je przechowywać. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest stworzenie kilku podzbiorów w ramach jednej bazy, tak aby łatwo zarządzać okresem retencji i spełnić obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą.
Informuj jak trzeba – obowiązek, nie opcja
W momencie, gdy zaczynasz przetwarzać dane osobowe, masz obowiązek poinformowania osoby, której one dotyczą, o szeregu kwestii. A jeśli dane nie pochodzą bezpośrednio od tej osoby – na przykład trafiły do Ciebie w wyniku zakupu bazy – ten obowiązek również istnieje i jest jeszcze bardziej rozbudowany.
Masz na to maksymalnie 30 dni od pozyskania danych, choć w praktyce często musisz zrobić to szybciej – np. przy pierwszym kontakcie z osobą. Informacje, które musisz przekazać, obejmują nie tylko dane administratora, ale także cele przetwarzania, podstawę prawną, czas przechowywania, prawa przysługujące osobie fizycznej i wiele więcej. Brzmi jak formalność? To właśnie za niedopełnienie tego obowiązku firmy najczęściej dostają kary. Więc nie, to nie jest drobiazg – to absolutna podstawa.
Bezpieczeństwo bazy danych – nie tylko antywirus
Zabezpieczenie bazy danych klientów to nie tylko hasło na siedemdziesiąt znaków z emotką i wielką literą. To cały system działań – zarówno technicznych, jak i organizacyjnych – który ma chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem, kradzieżą, utratą i… niekompetencją pracowników. Wbrew pozorom, najwięcej wycieków danych nie dzieje się przez hakerów z drugiego końca świata, ale przez wewnętrznych użytkowników, którzy mają zbyt szeroki dostęp lub klikają tam, gdzie nie powinni.
Wdrażając zasady Zarządzania bazami danych klientów, warto postawić na profesjonalne rozwiązania IT, które zapewniają kontrolę dostępu, rejestrowanie operacji na danych, szyfrowanie oraz regularne kopie zapasowe. Ale nie zapominaj też o szkoleniach dla pracowników – bo żadne oprogramowanie nie pomoże, jeśli użytkownik kliknie w „dziwny załącznik od nieznajomego”.
Pamiętaj o aktualizacji – baza to nie muzeum
Baza danych klientów to nie zbiór skamielin – musi być żywa i aktualna. Zbieranie danych to jedno, ale zarządzanie nimi to zupełnie inna historia. RODO wymaga, by dane były dokładne i, w razie potrzeby, aktualizowane. Trzymanie w bazie kontaktów osób, które już nie istnieją w Twoim rynku, zrezygnowały z usług lub co gorsza – wycofały zgodę – to proszenie się o problemy.
Co więcej, jeżeli osoba zażąda usunięcia swoich danych lub ograniczenia ich przetwarzania, musisz być w stanie to szybko i skutecznie zrobić. A to wymaga porządnej organizacji i wdrożonych procedur. Krótko mówiąc: baza musi być nie tylko legalna, ale też uporządkowana i zarządzana na bieżąco.
Spokojny sen? Tylko z odpowiedzialnym podejściem
Posiadanie bazy danych klientów to ogromna odpowiedzialność. Ale też ogromna szansa. Dobrze zarządzane dane to skuteczniejsze kampanie, lepsza obsługa klienta i realna przewaga konkurencyjna. Warunkiem jest jednak pełna zgodność z RODO – nie tylko na papierze, ale w codziennej praktyce.
Dlatego jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje działania są bezpieczne i zgodne z przepisami, zadbaj o pełne Zarządzanie bazami danych klientów – od pozyskiwania danych, przez ich przechowywanie, po regularne aktualizacje i audyty. Bo zgodność z RODO to nie jednorazowy projekt – to sposób działania.