www.dcn.pl - dla Ciebie Najlepszy marketing
dcn direct
ul. Goworowska 6B
03-353 Warszawa

Administrowanie danymi osobowymi i rejestracja bazy w GIODO

Obecnie wiele firm zbiera dane osobowe i tworzy własne bazy marketingowe. Jedni mają opracowaną strategię komunikacji z klientem i do niej wykorzystują pozyskane dane. Inni zbierają je, bo taki jest trend. Dane pozyskiwane są w postaci papierowej w czasie konkursów i loterii, a także elektronicznej poprzez formularze WWW, kioski multimedialne i inne aplikacje mobilne. Ciekawe jest jednak to, że tylko nieliczni wiedzą, że posiadanie i zbieranie danych osobowych jest regulowane ustawą o ochronie danych osobowych i podlega kontroli Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).

Jeśli firma przetwarza bazy z danymi osobowymi w swoich strukturach informatycznych, ma kupony papierowe i je przechowuje oraz kontaktuje się z konsumentami w celach marketingu produktu i usług, to ma obowiązek prawny ochrony danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem. Żeby go spełnić, podmiot powinien dysponować wiedzą z zakresu prawa i marketingu, zatrudnić administratora bezpieczeństwa informacji (ABI), mieć wdrożoną politykę bezpieczeństwa informacji oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym, prowadzić rejestr upoważnień dla osób mających styczność z danymi itd. Co zrobić, jeżeli nie spełnia się wszystkich warunków? Część firm, która nie dysponuje takimi zabezpieczeniami i dla których koszty takich działań oraz czas na to poświęcony jest zbyt duży, decyduje się na outsourcing usług i przenosi odpowiedzialność za właściwą ochronę swoich danych na procesora – wyspecjalizowaną w tym firmę zewnętrzną.

Korzyści otrzymane ze współpracy z procesorem bazy są duże i można je zobrazować słowami: bezpieczeństwo, oszczędności i wiedza. Procesor przeprowadzi właściciela bazy przez proces rejestracji bazy w biurze GIODO i będzie reprezentował go przed ustawodawcą. Określi, jaki jest cel i zakres przetwarzanych danych, przygotuje i złoży wniosek, będzie za nas odpowiadał na pytania i prowadził korespondencję z GIODO. Do zadań procesora będzie należało przygotowanie poprawnie skonstruowanej treści zgody na przetwarzanie danych osobowych na formularzach oraz upoważnień dla osób mających dostęp do danych. Procesor opracuje także procedury przekazywania danych, a także doradzi w zakresie ustawy. A co dalej? Dalej są działania działu marketingu właściciela bazy, aby zaplanować komunikację i akcje promocyjne nakierowane na klientów w celu utrzymania lub zwiększenia sprzedaży oraz pozyskania wartościowych leadów do bazy. I tutaj firmy często odkrywają, że praca nad budową i wzbogaceniem bazy jest czasochłonna i wymaga również zaawansowanej wiedzy informatycznej. Dlaczego więc nie wybrać do współpracy takiej firmy, która oprócz procesowania bazą, zajmie się też pracami związanymi z jej rozwojem?

W praktyce procesor bazy realizuje szereg działań z zakresu prawa, informatyki i marketingu, które można określić jako administrowanie danymi osobowymi. Oprócz działań wspomnianych wcześniej, tworzy bazę elektroniczną na podstawie zgód klientów, wprowadza dane do systemu bazodanowego oraz stosuje takie narzędzia, jak standaryzacja danych, deduplikacja baz oraz archiwizacja danych. Powstały zbiór jest cały czas pielęgnowany, dodawane są nowe dane, usuwane sprzeciwy – bo baza rośnie w miarę rozwoju komunikacji marketingowej do klientów firmy. W zakresie przestrzegania przepisów ustawy procesor ponosi odpowiedzialność jak właściciel zbioru, co w połączeniu z maksymalizacją odpowiedzialności i minimalizacją koszów z tytułu ochrony danych, przemawia na korzyść powierzenia bazy marketingowej firmie zewnętrznej.

 

Ewa Andraszek

Senior Project Manager

DCN Direct

 

Jeśli jesteś zainteresowany nawiązaniem współpracy z DCN Direct, to prosimy o uzupełnienie poniższego formularza kontaktowego

Telefon
Email
Branża
Treść
2009 - 2015 dcn direct   •    All rights reserved
MTWeb   •    powered by mtCMS